Hilfe · So funktioniert das CRM

Kiendler CRM Stromhandel · Version {VERSION} · Stand 11.11.2026

Wozu dieses CRM

Das CRM führt alle Kontakte der Aktion „Strom teilen“ an einer Stelle: wer angeschrieben wurde, wer sich zu welchem Infoabend oder Beratungstermin angemeldet hat, wer teilgenommen hat und bei welchen Adressen etwas nicht stimmt.

Alle Daten liegen in SharePoint auf der Site des Teams CRM (Listen CRM…). Die Anmeldung erfolgt mit dem Kiendler-Microsoft-Konto, ein eigenes Passwort gibt es nicht. Es wird nichts gelöscht: doppelte Kontakte werden zusammengeführt, die Quelle bleibt als inaktiv erhalten.

Fragen und Wünsche: Rudolf Stradner, Controlling / IT.

Zugang und Rollen

Die Rolle ergibt sich aus dem Teams-Team CRM, wie beim Ressourcenplaner Freileitung und bei der MPT-Auftragsverwaltung. Wer im Team Besitzer ist, ist hier Besitzer; wer Mitglied ist, ist hier Mitglied. Die aktuelle Rolle steht oben rechts und unter „Einstellungen“.

Rolle	Woher	Darf
Besitzer	Besitzer im Team CRM	alles: erfassen und ändern, Listen importieren, Dubletten-Suchlauf starten, Kontakte zusammenführen
Mitglied	Mitglied im Team CRM	Kontakte, Anlagen, Kampagnen, Notizen und Aufgaben erfassen und ändern, Status setzen, exportieren
Leser	nur Leserecht auf der Site	ansehen, suchen, exportieren

Die Rechte erzwingt SharePoint selbst. Die Oberfläche blendet nur aus, was ohnehin nicht erlaubt wäre.

Begriffe

Kontakt	Ein Kunde oder Interessent. Kunden haben den Schlüssel KD-<Kundennummer>, Neukontakte ohne Kundennummer NK-<laufende Nummer>.
Anlage	Eine Einspeise-Anlage eines Kontakts mit Vertrags- und Anlagennummer und, wenn bekannt, dem Zählpunkt. Ein Kontakt kann mehrere Anlagen haben.
Kampagne	Eine Aussendung oder Veranstaltung: Mailing, Infoabend, Beratungstermine, Terminänderung/Verlegung.
Zuordnung	Ein Kontakt in einer Kampagne mit Status, z. B. gesendet, ausgeschlossen, angemeldet, storniert, teilgenommen, nicht erschienen, Termin gehabt.
Aktivität	Notiz, Telefonat oder Aufgabe (Wiedervorlage) zu einem Kontakt.
Prüffall	Ein Eintrag im Report-Manager, der bearbeitet werden soll: Problemadresse oder möglicher Doppelkontakt.

Start

Kennzahlen zum Bestand (Kontakte, E-Mail in Ordnung, unzustellbar, offene Prüffälle, offene Aufgaben), darunter die Kampagnen mit ihrer Kontaktzahl, die offenen Aufgaben und die Berichte mit offenen Fällen. Ein Klick auf eine Kampagne öffnet sie, ein Klick auf eine Aufgabe den zugehörigen Kontakt, ein Klick auf einen Bericht den Report-Manager.

Kontakte

Suchen: Das Suchfeld findet nach Name, Ort, PLZ, E-Mail, Kundennummer, Vertrags- oder Anlagennummer, Zählpunkt und Telefon. Daneben filtern Region, Gruppe, Mail-Status, Kontaktart und 0-Einspeiser. „Liste exportieren (XLSX)“ speichert die aktuelle Trefferliste.

Einzelansicht: Ein Klick auf einen Kontakt zeigt Stammdaten, Anlagen, die Kampagnen-Historie, Notizen und Aufgaben, verbundene oder mögliche Doppelkontakte und die Verträge.

+ Neuer Kontakt legt einen Kontakt von Hand an, bearbeiten ändert die Stammdaten.
+ Anlage ergänzt eine Anlage, ändern korrigiert sie, etwa um den Zählpunkt nachzutragen.
+ Zuordnung trägt den Kontakt in eine Kampagne ein. Der Status jeder Zuordnung lässt sich direkt in der Zeile umstellen.
+ Notiz / Aufgabe hält ein Telefonat oder eine Wiedervorlage fest. Aufgaben werden mit erledigt abgeschlossen.

Wird bei einem Kontakt mit dem Mail-Status „unzustellbar“ die E-Mail-Adresse geändert, springt der Status auf „ungeprueft“.

Doppelte Kontakte

Beim Speichern eines neuen oder geänderten Kontakts und bei jedem Import prüft das CRM, ob es den Kontakt schon gibt:

Grad	Übereinstimmung	Was passiert
100	gleiche Kundennummer	kein neuer Kontakt, der bestehende wird aktualisiert
90	gleiche E-Mail und gleicher Name	Rückfrage beim Speichern
80	gleicher Name und gleiche Adresse	Rückfrage beim Speichern
70	gleiche E-Mail, anderer Name	wird gespeichert, Prüffall offen
60	gleicher Name und gleiche PLZ	wird gespeichert, Prüffall offen
50	gleiche Telefon- oder Mobilnummer	wird gespeichert, Prüffall offen

Rückfrage beim Speichern: Der Dialog „Möglicher Doppelkontakt“ zeigt die ähnlichen Kontakte. Zur Wahl stehen: bestehenden Kontakt öffnen, zurück zur Eingabe oder mit Begründung trotzdem speichern.

Vergleichen: In der Einzelansicht und im Report-Manager stellt vergleichen zwei Kontakte nebeneinander. eigenständig – kein Doppelkontakt merkt die Entscheidung, das Paar wird nicht mehr gemeldet. zusammenführen (nur Besitzer) hängt Anlagen, Zuordnungen, Aktivitäten und Verträge an den Kontakt, der bleibt; der andere wird inaktiv.

Dubletten-Suchlauf starten (nur Besitzer, unter „Prüfungen“) prüft alle aktiven Kontakte gegeneinander. Bereits entschiedene Paare kommen nicht wieder.

Kampagnen

Die Liste zeigt je Kampagne, wie viele Kontakte welchen Status haben. Die Einzelansicht zeigt die Teilnehmerliste; der Status lässt sich je Zeile umstellen.

alle Angemeldeten → teilgenommen setzt nach einem Infoabend die Anwesenheit in einem Schritt. Wer nicht da war, wird danach einzeln auf „nicht erschienen“ gestellt.
Export (XLSX) speichert die Teilnehmerliste.
+ Neue Kampagne legt eine Kampagne an, bearbeiten ändert Titel, Typ, Status, Datum und die weiteren Angaben.

Recherche · Zielgruppen

Hier entsteht eine Zielgruppe aus Bedingungen: in welcher Kampagne ein Kontakt mit welchem Status war oder gerade nicht war, dazu Region, Mail-Status und 0-Einspeiser. Sechs Vorlagen decken die häufigsten Fragen ab:

Mail erhalten, zu keinem Infoabend angemeldet
Zum Infoabend angemeldet oder teilgenommen
Infoabend: angemeldet, aber nicht erschienen
Beratungstermin gehabt, kein Infoabend
Per E-Mail nicht erreichbar (Brief/Telefon)
Noch nie angeschrieben (mit E-Mail)

Kontaktliste (XLSX) exportiert je Kontakt eine Zeile. Versandliste – je Adresse eine Zeile (XLSX) fasst Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse zusammen, damit niemand dieselbe Mail mehrfach bekommt. einer Kampagne zuordnen … trägt die Zielgruppe in eine Kampagne ein; eine neue Kampagne wird vorher unter „Kampagnen“ angelegt.

Das CRM versendet selbst keine E-Mails. Der Versand läuft wie bisher über die exportierte Liste.

Prüfungen · Report-Manager

Feste Berichte zu Adressen, bei denen etwas zu klären ist. Die Zahl neben dem Menüpunkt „Prüfungen“ ist die Summe der offenen Fälle.

Bericht	Bedeutung
E-Mail unzustellbar	Rückläufer – neue Adresse recherchieren und eintragen
Keine E-Mail-Adresse	nur per Brief oder Telefon erreichbar
E-Mail formal ungültig	Adresse entspricht nicht dem Muster name@domain.tld
Postadresse unvollständig	Straße, PLZ oder Ort fehlt
Zählpunkt fehlt / auffällig	ohne Zählpunkt kann kein Vertrag vollständig vorbefüllt werden
Gleiche E-Mail bei mehreren Kunden	dieselbe Person mit mehreren Kundennummern oder Firma/Familie mit gemeinsamer Adresse
0-Einspeiser-Liste ungeklärt	Anlage steht in der 0-Einspeiser-Liste, ist aber nicht so gekennzeichnet
Neukontakte ohne Kundennummer	aus Terminbuchung oder E-Mail, noch keinem Kunden zugeordnet
Hinweise aus dem Import	Zuordnungen, die beim Zusammenstellen der Liste nur über den Namen getroffen wurden
Dublettenverdacht (Suchlauf)	Paare aus dem Dubletten-Suchlauf

Jeder Fall hat einen Status: offen, in Arbeit, erledigt oder ignoriert, dazu einen Vermerk. öffnen springt zum Kontakt, Export (XLSX) speichert den Bericht.

Import (nur Besitzer)

Neue Kundenlisten kommen als Excel-Datei im CRM-Importformat mit den Blättern Kontakte_Anlagen, Kampagnen, Zuordnungen und optional Aktivitaeten.

Datei wählen: Das CRM zeigt zuerst eine Vorschau – was neu ist, was sich ändert, was gleich bleibt, dazu Fehler und Hinweise. Geschrieben wird noch nichts.
Import starten schreibt die Änderungen nach SharePoint. Das Fenster bleibt bis zur Fertigmeldung offen.
Der Import ist wiederholbar: Dieselbe Datei ein zweites Mal ändert nichts, eine abgebrochene Übernahme wird einfach noch einmal gestartet.
Im CRM gesetzte Anwesenheit („teilgenommen“, „nicht erschienen“), „abgemeldet“ und die Sperre „keine Aussendungen“ überschreibt ein Import nicht.
Protokoll (TXT) speichert, was der Lauf getan hat. Unter „Bisherige Importe“ stehen alle Läufe.

Einstellungen

Version, Betriebsart, angemeldeter Benutzer mit Rolle und der Bestand je Liste. Daten neu laden holt den aktuellen Stand aus SharePoint, etwa wenn eine Kollegin gleichzeitig gearbeitet hat. Abmelden beendet die Sitzung.

Noch nicht enthalten

Verträge: Vertragsgenerator, Hochladen unterschriebener Verträge und die Prüfung „nur ein gültiger Organisatorvertrag je Kontakt“ folgen in einer der nächsten Versionen. Bis dahin entstehen Verträge wie bisher mit dem Vertragsgenerator.
E-Mail-Versand direkt aus dem CRM gibt es nicht.

Versionen

1.2

11.11.2026

Erste Live-Version auf crm.kiendler.at. Daten auf der Site des Teams CRM, Rolle aus dem Team (Besitzer/Mitglied), Hilfe-Seite.